Ocho pasos para duplicar la productividad personal

Los cambios que sugiere, son, efectivamente, de la más absoluta sencillez. A saber:

1. Aumentar la velocidad de tipeo. ¿Qué sentido tiene instalar un sistema de gestión de conocimiento o mejorar el manejo del correo electrónico con personas que apenas logran tipear 15 palabras por minuto con dos dedos? Muchas de las personas que se quejan de sobrecarga informativa, que manejan hasta 100 e-mails al día, en realidad son incapaces de responder rápidamente mensajes simples. Un simple curso de tipeo al tacto logra mejoras impresionantes. Si la gente tipea con lentitud, tiende a usar más el teléfono, pero eso es ineficiente y caro: no más de 100 palabras por minuto de comunicación. La mayoría de los ejecutivos pueden escanear un e-mail de 1.000 palabras en menos de un minuto, de modo que el teléfono reduce la productividad del que escucha en 90% sólo para que el que habla pueda mejorar su propia productividad evitando la tortura de escribir. Conclusión: recibir un e-mail bien escrito ahorra una enorme cantidad de tiempo en el teléfono.

2. Disciplinar el uso de los e-mails. Prohiban todos los “attachments” a menos que sea absolutamente necesario. En el tiempo que lleva abrir un documento adjunto en Word, se pueden leer y borrar otros veinte e-mails. Los attachments son una peligrosa fuente de virus y demoran mucho el acceso porque un mail con mensaje adjunto es mucho más pesado que un mail con el mismo mensaje pegado en la carta. Para aumentar velocidad, insistan en un resumen de cada mensaje en el encabezamiento y un resumen un poco más largo en las dos primeras oraciones si el mensaje es largo.

3. Suprimir el voice-mail. Cuando se hace una pausa en una reunión de negocios, los ejecutivos corren a chequear sus voice-mails. Ese proceso toma un promedio de un minuto por mensaje. Como algunos mensajes requieren una llamada inmediata, el ejecutivo suele tener que reanudar su reunión sin haber podido llegar al final de sus mensajes porque tuvo que tragarse una sarta de mensajes que resultaron intrascendentes. Esa no es una buena manera de manejar relaciones importantes. Una mejor opción es redirigir los llamados a un servicio de mensajería que es respondido por una persona que hace un saludo personalizado y pide el mensaje, para luego tipearlo y enviarlo al celular un par de segundos más tarde en forma de corto mensaje de texto. Así se sabe quién llamó y en el primer momento libre se puede decidir a quién llamar primero. El servicio de mensajería no duerme nunca, algo vital cuando los ejecutivos viajan por el mundo, y además es barato.

4. Usar más el e-mail y menos teléfono, salvo cuando se trate de clarificar temas o cuando así lo requiera la preferencia de la otra persona. La mayoría de los ejecutivos pueden leer hasta 5.000 palabras por minuto, pero sólo captan 100 palabras por minuto de lenguaje humano hablado. Eso quiere decir que cuando se lee un e-mail la productividad es 50 veces mayor que cuando alguien explica exactamente la misma cosa por teléfono. Si el remitente sólo tipea 25 palabras por minuto, la productividad cae a la cuarta parte cuando escribe un e-mail. Los malos tipeadores prefieren el teléfono, y al hacerlo, reducen notablemente la productividad de los que deben escucharlos.

5. Usar más la conferencia telefónica. Se la usa poco y sin embargo es una herramienta poderosa para reunir a varias personas en una discusión.

6. Usar más la videoconferencia. Muchos ejecutivos viajan demasiado. Algunos vuelan hasta seis semanas al año. Cada vez que hay una fusión o adquisición lo usual es visitar y volver a visitar hasta concluir el proceso de integración. Eso implica un costo insostenible. Es preciso encontrar otras formas de trabajar. Un sistema completo de videoconferencia puede instalarse por menos del costo de un pasaje ida y vuelta entre Londres y Nueva York. Si se usa conexión a internet por banda ancha, no hay costo por llamadas y los centros pueden conectarse con imagen y sonido los 365 días del año, por menos de US$ 150 al mes.

7. Terminar con el presupuesto para viajes. La única razón para viajar es la necesidad de estar comunicados; por eso, el presupuesto para viajes debe ahora llamarse presupuesto para comunicación. y a los ejecutivos se les debe dar la opción de cómo gastarlos. Si en pasajes de avión, taxis, hoteles y restaurantes o en equipos de teleconferencia.

8. Fomentar el trabajo en el hogar en todas las zonas. Cuando sus principales relaciones están en el exterior, no tiene mucho sentido considerar que la oficina es la base de operaciones. Los ejecutivos totalmente globalizados deben ser alentados a considerar insuficiente el horario convencional de oficina .

Los cambios que sugiere, son, efectivamente, de la más absoluta sencillez. A saber:

1. Aumentar la velocidad de tipeo. ¿Qué sentido tiene instalar un sistema de gestión de conocimiento o mejorar el manejo del correo electrónico con personas que apenas logran tipear 15 palabras por minuto con dos dedos? Muchas de las personas que se quejan de sobrecarga informativa, que manejan hasta 100 e-mails al día, en realidad son incapaces de responder rápidamente mensajes simples. Un simple curso de tipeo al tacto logra mejoras impresionantes. Si la gente tipea con lentitud, tiende a usar más el teléfono, pero eso es ineficiente y caro: no más de 100 palabras por minuto de comunicación. La mayoría de los ejecutivos pueden escanear un e-mail de 1.000 palabras en menos de un minuto, de modo que el teléfono reduce la productividad del que escucha en 90% sólo para que el que habla pueda mejorar su propia productividad evitando la tortura de escribir. Conclusión: recibir un e-mail bien escrito ahorra una enorme cantidad de tiempo en el teléfono.

2. Disciplinar el uso de los e-mails. Prohiban todos los “attachments” a menos que sea absolutamente necesario. En el tiempo que lleva abrir un documento adjunto en Word, se pueden leer y borrar otros veinte e-mails. Los attachments son una peligrosa fuente de virus y demoran mucho el acceso porque un mail con mensaje adjunto es mucho más pesado que un mail con el mismo mensaje pegado en la carta. Para aumentar velocidad, insistan en un resumen de cada mensaje en el encabezamiento y un resumen un poco más largo en las dos primeras oraciones si el mensaje es largo.

3. Suprimir el voice-mail. Cuando se hace una pausa en una reunión de negocios, los ejecutivos corren a chequear sus voice-mails. Ese proceso toma un promedio de un minuto por mensaje. Como algunos mensajes requieren una llamada inmediata, el ejecutivo suele tener que reanudar su reunión sin haber podido llegar al final de sus mensajes porque tuvo que tragarse una sarta de mensajes que resultaron intrascendentes. Esa no es una buena manera de manejar relaciones importantes. Una mejor opción es redirigir los llamados a un servicio de mensajería que es respondido por una persona que hace un saludo personalizado y pide el mensaje, para luego tipearlo y enviarlo al celular un par de segundos más tarde en forma de corto mensaje de texto. Así se sabe quién llamó y en el primer momento libre se puede decidir a quién llamar primero. El servicio de mensajería no duerme nunca, algo vital cuando los ejecutivos viajan por el mundo, y además es barato.

4. Usar más el e-mail y menos teléfono, salvo cuando se trate de clarificar temas o cuando así lo requiera la preferencia de la otra persona. La mayoría de los ejecutivos pueden leer hasta 5.000 palabras por minuto, pero sólo captan 100 palabras por minuto de lenguaje humano hablado. Eso quiere decir que cuando se lee un e-mail la productividad es 50 veces mayor que cuando alguien explica exactamente la misma cosa por teléfono. Si el remitente sólo tipea 25 palabras por minuto, la productividad cae a la cuarta parte cuando escribe un e-mail. Los malos tipeadores prefieren el teléfono, y al hacerlo, reducen notablemente la productividad de los que deben escucharlos.

5. Usar más la conferencia telefónica. Se la usa poco y sin embargo es una herramienta poderosa para reunir a varias personas en una discusión.

6. Usar más la videoconferencia. Muchos ejecutivos viajan demasiado. Algunos vuelan hasta seis semanas al año. Cada vez que hay una fusión o adquisición lo usual es visitar y volver a visitar hasta concluir el proceso de integración. Eso implica un costo insostenible. Es preciso encontrar otras formas de trabajar. Un sistema completo de videoconferencia puede instalarse por menos del costo de un pasaje ida y vuelta entre Londres y Nueva York. Si se usa conexión a internet por banda ancha, no hay costo por llamadas y los centros pueden conectarse con imagen y sonido los 365 días del año, por menos de US$ 150 al mes.

7. Terminar con el presupuesto para viajes. La única razón para viajar es la necesidad de estar comunicados; por eso, el presupuesto para viajes debe ahora llamarse presupuesto para comunicación. y a los ejecutivos se les debe dar la opción de cómo gastarlos. Si en pasajes de avión, taxis, hoteles y restaurantes o en equipos de teleconferencia.

8. Fomentar el trabajo en el hogar en todas las zonas. Cuando sus principales relaciones están en el exterior, no tiene mucho sentido considerar que la oficina es la base de operaciones. Los ejecutivos totalmente globalizados deben ser alentados a considerar insuficiente el horario convencional de oficina .