7 emails que hay que saber escribir

Los emails son la forma en que nos comunicamos. Escribirlos bien puede significar  crear una buena relación con alguien o todo lo contrario. Porque a veces, el motivo de la carta que se manda por email es algo desagradable que hay que explicar con delicadeza. Si eso no se hace, hay grandes posibilidades de que se arruine una buena relación.

Los emails son raros. Nos brindan la oportunidad de comenzar una conversación con cualquier persona en el mundo sin las ayuditas visuales de una interacción personal.  Entonces, por email hacemos cosas que nunca haríamos en la vida real. ¿Se imaginan ustedes acercándose a alguien en una fiesta, entregarle un largo documento y decirle “Hola! ¡Qué bueno conocerte, escuché mucho de vos y me preguntaba si me harías algún comentario sobre mi plan de negocios!”. Y sin embargo, sí recibimos emails de este tenor.

Por eso esta nota está dedicada a 7 emails que son importantes para la creación de relaciones con desconocidos.

Para las personas que creen que no hay nadie en el mundo más ocupado que ellos, porque los hay en cantidad, el recurso más eficaz es picarles la curiosidad.  Por lo general están aburridos de recibir pedidos. Sobre todo pedidos, de gente que quiere algo. Vos también querés algo: la oportunidad de que te reciba. De manera de deberás presentar  muy escuetamente lo que quieres decir (nunca mantener el misterio) pero de tal manera de que se quede sin saber lo más importante. Así, generando curiosidad, es posible que aumenten las chances de que haga un lugar para este desconocido que quiere mostrar o explicar algo. Pero la redacción tiene que ser impecable.

Los elementos que no deben faltarle son:

• Un pedido explícito
• Una redacción convincente sobre por qué estamos pidiendo una entrevista
• Un ejemplo de  asociación que aumente nuestra credibilidad
• Apreciación  y
• Un formato de email que el receptor pueda usar para enviar a la persona con quien uno está solicitando presentación

Hay tres formas de presentar personas por email: La mejor de las tres es la siguiente:

• Primero, asegurarse de que ambas quieren la presentación,
• Hacer la presentación con una explicación corta  de quién es cada uno y por qué deben conocerse. Aclarando bien cuál va a ser el paso siguiente.

Esto es un poco más de trabajo que poner las direcciones de ambas personas en el mail y decir: “A y B, considérense conectados”.  Pero es mucho más eficaz para asegurar un buen resultado: que las dos personas entren en contacto y hagan una relación  productiva mutuamente.

Los elementos centrales incluyen

• conocer a la persona a quien le estamos escribiendo y demostrárselo
• Hacer el pedido en forma específica y fácil para que la persona lo haga 

Los elementos indispensables incluyen:

• Dar algo de valor al receptor,
• Explicar el contexto de la reunión con toda claridad (idealmente incluir una breve agenda),
• Pedir poco tiempo (como 25 minutos),
• Hacerla lo más conveniente posible para ellos  (ofreciendo encontrarse en un lugar que les venga bien), y
• Admitir que nos están concediendo algo de su tiempo.

O sea, hace falta pensar un poquito antes de escribir para lograr que la gente acepte nuestro pedido.

Se presupone que el primer mail es recibido con frialdad. A veces hacen falta de dos a tres mails para lograr una respuesta. La mejor técnica para lograr respuesta de gente que no responde implica escribirles una semana después diciendo algo así como,

“[Nombre], espero que haya tenido un excelente día. Pido disculpas por escribir de nuevo, pero solo quería  volver a enviar el email que pego abajo para ver si tenía algún comentario para hacerme. Por favor, considere esto nada más que como un empujoncito amistoso”

Este email “empujoncito” produce efectos sorprendentes, porque reconoce que el que lo ha recibido es una persona ocupada y que nuestro email no está entre sus prioridades. Usa la palabra “amistoso”, que es cálida y comprensiva y además es un email corto. Si esto tampoco funciona  se puede volver a escribir dos semanas después y decir:

“Espero que me disculpe por volver a escribirle, pero en nuestra empresa creemos en la persistencia llevada a  extremos poco razonables. Si lo que propongo no pertenece a su campo de acción, lo entiendo perfectamente. Simplemente no quería perder la oportunidad de  invitarlo a ser un mentor de nuestra organización  o de conectarlo con una oportunidad de inversión que creo sería perfecta para usted. Pero en cualquier caso, apreciaría que considerara la solicitud”

Warren Buffet ha dicho que lo que diferencia a la gente exitosa de la muy exitosa es que la segunda le dice no a casi todo. Es muy probable que haya toneladas de oportunidades volando a tu alrededor: invitaciones para hablar en conferencias, pedidos de consejo, sugerencias para hacer operaciones en lugares nuevos.  Te pueden entusiasmar muchas pero cuando llega alguna que no te interesa aquí hay dos ejemplos de cómo decir no.

El primer ejemplo está hecho con humor

“Querido fulano: gracias por invitarme a formar parte de la comisión equis. Debo rechazarlas por motivos secretos.

Atentamente,

El segundo ejemplo:

Muchas gracias por contactarme, fulano, aprecio lo que estás tratando de hacer. Uno de nuestros valores esenciales es una transparencia militante, de manera que seré totalmente honesto. En este momento quiero dedicar todas mis horas  a nuestras prioridades centrales, que son………. Eso significa que opto por declinar muchas conversaciones  que en otra ocasión aceptaría, de manera que no voy a poder tener una conversación telefónica con usted. Si hay lago rápido en que lo pueda ayudar  o si tiene una pregunta específica con mucho gusto se la contestaré por mail a la brevedad. Con mis mejores deseos,

En conclusión: si uno es considerado con la gente a quien uno se dirige logrará muy buenas respuestas.