Cómo mejorar un sistema de cobros

Todo emprendedor debe mantener un equilibrio en las cuentas por cobrar de su empresa, para ello, la mayoría de los negocios emplean una variedad de cartas o efectúan llamadas telefónicas cordiales con el propósito de recordar a sus clientes los respectivos pagos que deben.

A medida que se van venciendo los pagos, estas formas de comunicación se tornan más insistentes, aunque al principio son bastante amistosas, pero si no se salda la cuenta en las fechas estipuladas el nivel de exigencia incrementará progresivamente.

La manera en que el emprendedor organiza su mecanismo de cobro es proporcional a sus gustos o preferencias, lo importante es que cuente con un programa flexible pero efectivo.

Averiguar el nivel de satisfacción del cliente

Realizar una llamada telefónica que permita determinar si está cubriendo las demandas del cliente, porque su insatisfacción con el servicio podría ser un motivo para que se retrase en el pago. Al final de la conversación, indicar que dentro de poco recibirá una factura y hacer énfasis en la fecha de caducidad de la misma.

Primer aviso de vencimiento

Consiste en un recordatorio de que el plazo de pago se ha vencido. Suponga que al cliente se la perdido la factura o la olvidado, y muestre confianza de que saldará la deuda al recibir el primer aviso.

Segundo aviso de vencimiento

Puede hacerse mediante el envío de una carta anexando una copia de la factura vencida, que funcionará como otro recordatorio para que el cliente compruebe que tiene una deuda.

Primera llamada de cobro

Después de haber transcurrido entre 7 y 10 días del segundo aviso, realizar una llamada telefónica al cliente con la finalidad de investigar si existe alguna razón por el retraso en el pago. Hay que estar listo para escuchar todo tipo de excusas, incluso es probable que no esté satisfecho con el servicio o el producto. No deje de ser cortés y trate de concretar un compromiso de pago.

Primera carta de cobro

Inmediatamente luego de hacer la primera llamada telefónica de cobro, envíar una carta confirmando la conversación y manteniendo un tono cordial. Recordar el compromiso de pago que se estableció.

Segunda llamada de cobro

Si han pasado diez días o más, después del envío de la primera carta de cobro, educadamente pedir el pago inmediato de la cuenta, si el cliente no puede solventar su deuda, tratar de que se comprometa con otra fecha de pago.

Segunda carta de cobro

A través de esta carta se exige el pago inmediato de la deuda, y se le plantea al cliente las consecuencias del impago a corto plazo. La misiva puede enviarse transcurridos diez días de la fecha en que se esperaba el pago.

Tercera llamada de cobro

Explicar al deudor lo grave de la situación y que es su última oportunidad para pagar, si no se ejercerán acciones legales. Conviene mantener un vocabulario cortés, logre -nuevamente- que el cliente se comprometa a pagar en una fecha determinada. Esta llamada se puede realizar después de 15 días de la segunda carta de cobro.

Última carta de cobro

Al pasar una semana de la tercera llamada, se puede enviar una carta al deudor con un tono severo pero categórico, donde se confirme el último acuerdo de pago y se exija la cancelación de la deuda. Indicar que se deberá realizar el pago en la fecha convenida, si no se verá en la obligación de pasar al cobro a una entidad externa.

Traspaso a una agencia de cobro

Para la fecha, la factura presenta un atraso de 90 o más días, por lo que se recomienda recurrir a una asistencia profesional, que no precisamente tiene que ser a una agencia de cobro, porque estos servicios tienden a ser caros (generalmente, se quedan con el 25% o el 50% del pago), pero podría solicitar a un abogado que se ponga en contacto con el cliente. Esto podría estimularlo a cancelar la deuda.